Få seneste nyheder på mail - tilmeld nyhedsbrev

Besparelser har længe stået højt på den statslige dagsorden. Ved en gennemgribende optimering af kontorejendomsporteføljen bidrager Slots og Ejendomsstyrelsen aktivt til forbedring af de statslige finanser. Samtidig gives styrelsens kunder bedst mulige betingelser i arbejdet med at lokalisere besparelser

Gennem de senere år er Slots og Ejendomsstyrelsens kontorportefølje, bestående af såvel statsejendomme som private lejemål, vokset betragteligt og består nu af ca. 2,3 millioner kvm. Styrelsen har overordnet fokus på besparelser, effektivisering og konsolidering – vi har fokus på kerneforretningen.

Optimering af kontorejendomsporteføljen betyder bedre arealeffektivitet, nedbringelse af energiforbrug og en nytænkt lokaliseringsstrategi. Det giver besparelser for vores kunder – og for staten.

Transparens skaber overblik

Det er styrelsens opgave at yde bistand til de statslige kunder, så de i sidste ende kan styrke deres økonomi. Oplysning er en væsentlig del af arbejdet, og styrelsen er i dag i stand til at benchmarke, så kunderne nemmere kan lokalisere mulige besparelser.

Styrelsen har udarbejdet en optimeringsanalyse, som skal skabe transparens blandt kunderne. Vi har kortlagt vores kunders udgifter til lokaler og deres årlige udgifter fordelt på medarbejdere. Det vil skabe overblik. Man kan se, hvordan fl ytning til en mere tidssvarende adresse, samlokalisering og bedre arealeffektivitet kan tilvejebringe besparelser.

I forbindelse med optimeringsanalysen, har vi udviklet en model, der gør os i stand til at lave en grundig analyse af vores kunders nuværende økonomiske situation og sammenholde den med mulige totaløkonomiske gevinster ved fl ytning, så der kommer et samlet overblik over et eventuelt besparelsespotentiale. Vi kan dermed sætte ord på de forbedringer og besparelser, en kunde kan opnå, så det bliver meget konkret. Modellen inddrager tillige engangsomkostninger ifm. fl ytning, hvilket betyder, at styrelsen hurtigt kan danne sig et overblik over investeringens tilbagebetalingstid.

Færre kvadratmeter pr. medarbejder giver besparelser på husleje og reducerer forbrugsudgifterne. Der vil derfor ofte være penge at spare ved relokalisering. Udgifter til servicefunktio- ner såsom reception, mødelokaler og kantinedrift kan deles ud på flere institutioner, hvilket taler for samlokalisering. Dermed reduceres de samlede huslejeomkostninger, mens institutionen stadig vil være i stand til at tilbyde et professionelt og tidssvarende arbejdsmiljø.

Det er vigtigt at understrege, at effektivisering og optimering af lokaler ikke er ensbetydende med dårligere forhold for kunden eller de ansatte, for så er besparelser ingen kunst. Det handler i højere grad om at udnytte sine ressourcer bedre.

Med muligheden for at se egne udgifter placeret i forhold til et bredere gennemsnit vil effektive og rentable ændringer træde tydeligere frem. Ordningen har allerede affødt en række konkrete sager, hvor kunder ønsker at fl ytte til nyere og bedre lokaler.

Kritisk kig på ejendomme

Slots og Ejendomsstyrelsens kontorejendomsportefølje skal leve op til en række krav. Kravene anno 2011 går blandt andet på god beliggenhed, energiforbrug, infrastruktur, arealanvendelse og fleksibilitet.

Mange af styrelsens kunder sidder i dag i ældre, centralt beliggende bygninger. Besparelserne ved at fl ytte til en bygning udenfor eksempelvis København K. er ofte store, og ofte er nyere bygninger i Ørestaden eller i Valby mere energivenlige. Samtidig er adgangen til offentlig transport og vejnettet lettere.

Arealudnyttelse er vigtig, men det er samtidig vigtigt, at vores bygninger er fl eksible. Der skal være mulighed for at tilpasse lokalerne i takt med den udvikling, som kunden oplever. Et veltilpasset kontorlandskab skaber optimale omgivelser for medarbejderne og dermed øget effektivitet.

Slots og Ejendomsstyrelsens samlede portefølje af statsejendomme spænder bredt og indeholder mange og meget forskellige bygninger. Og vi kan ikke arbejde alene ud fra kravet om fl eksibilitet. Det gælder eksempelvis for de fredede, ældre bygninger på Slotsholmen, som historisk har været på statens hænder. Her kan vi ikke begynde at rive vægge ned for at etablere store, åbne kontorer. Samtidig har en række af styrelsens kunder nogle helt specifi kke krav til indretningen – det gælder blandt andet politistationer og domstolsbygninger.

Styrelsen gennemgår løbende porteføljen, så vi hele tiden har et overblik over hvilke bygninger, der lever op til vores krav. Samtidig vurderer vi med et kritisk blik, om der er bygninger, der ikke længere bør være en del af porteføljen.

Vi optimerer hele tiden

Styrelsen holder et vågent øje med ejendomsmarkedet, så vi kan servicere vores kunder bedst muligt.

Som situationen er i dag, er vi bevidste om, at mens man tidligere forhandlede på udlejers præmisser, er det i dag i højere grad lejers marked. Det betyder, at vi genforhandler lejekontrakter for en række kunder. Det er vigtigt at vores ejendomme følger markedets udvikling, og at vi hele tiden optimerer situationen for os selv, vores kunder og for staten.

Slots og Ejendomsstyrelsen understøtter forbedringen af de statslige fi nanser, og med fokus på økonomisk sund fornuft vil vi skræddersy løsninger til vores kunder og sikre dem de bedst mulige rammer.